Job Title: PMO Director
Report to: Executive Director
Contract Type: Limited Contract
Start of Assignment: Immediately
Overall, Purpose of the Role:
The PMO Director is responsible for leading and strengthening the organization’s Project Management Office (PMO), ensuring effective project planning, implementation, monitoring, evaluation, and reporting across all portfolios. The role also includes overseeing project proposal development, donor relations, and ensuring alignment of project activities with the organization’s strategic objectives and donor requirements.
Key Responsibilities:
1. PMO Leadership and Strategy
- Develop and implement frameworks, standards, and methodologies for effective project management throughout the full project life cycle.
- Lead the coordination and oversight of all projects under the organizational portfolio, ensuring they are delivered on time, within scope, and within budget.
- Establish systems and tools for consistent monitoring, evaluation, learning, and reporting across all programs.
- Provide strategic guidance to senior management and project teams on project governance, risk management, and performance optimization.
2. Project Planning, Monitoring, and Evaluation (M&E)
- Design and oversee unified monitoring and evaluation systems, including the development of indicators, data collection methods, and performance dashboards.
- Lead the preparation of progress reports, performance analyses, and impact assessments for management and donors.
- Ensure that lessons learned, and evaluation findings are systematically integrated into future planning and project design.
- Monitor project progress, identify deviations, and propose corrective actions to ensure timely and effective implementation.
3. Project Proposal Development and Donor Engagement
- Lead the development of high-quality project proposals, concept notes, and logical frameworks in coordination with technical and financial teams.
- Analyze funding opportunities and support the development of strategic partnerships with donors and stakeholders.
- Ensure all project proposals and reports align with donor priorities, compliance requirements, and the organization’s strategic goals.
4. Coordination and Team Management
- Supervise and mentor PMO staff, fostering a culture of accountability, innovation, and continuous improvement.
- Facilitate effective communication and coordination among project teams, departments, and external partners.
- Promote knowledge sharing, cross-learning, and standardization of best practices across all projects.
5. Governance, Quality Assurance, and Continuous Improvement
- Ensure that all project activities adhere to organizational policies, donor regulations, and quality standards.
- Oversee the implementation of risk management and change management frameworks.
- Continuously review and improve PMO systems, tools, and processes to enhance efficiency and effectiveness.
- Ensure transparent documentation, reporting, and data management across all project portfolios.
Skills and Experience Required:
- At least 8+ years of progressive experience in project management or PMO leadership for medium to large organizations.
- Demonstrated experience in monitoring and evaluation (M&E), including data-driven reporting and performance measurement.
- Proven track record in project proposal development, donor reporting, and stakeholder communication.
- Strong analytical, planning, and organizational skills, with the ability to manage multiple complex projects simultaneously.
- Excellent leadership, team management, and interpersonal skills.
- Advanced proficiency in project management tools (e.g., MS Project, Asana, or equivalent) and ERP systems.
- Fluency in English and Arabic, both written and spoken.
Qualifications:
- Bachelor’s or Master’s degree in Project Management, Business Administration, Development Studies, Economics, Information Systems, or a related field.
- Professional certification in project management (PMP, PRINCE2, or equivalent) is highly desirable.
المسمى الوظيفي: مدير مكتب إدارة المشاريع
الهدف العام للوظيفة:
يتولى مدير مكتب إدارة المشاريع قيادة وتطوير أنظمة وآليات إدارة المشاريع في المنظمة، بما في ذلك تخطيط المشاريع، ومتابعة التنفيذ، والتقييم المستمر للأداء والنتائج. كما يضطلع بمسؤولية تطوير مقترحات المشاريع والتواصل مع الجهات المانحة، وضمان توافق جميع أنشطة المشاريع مع الخطط الاستراتيجية للمنظمة ومعايير المانحين.
المسؤوليات والمهام الرئيسية:
1. إدارة مكتب إدارة المشاريع (PMO):
- تطوير وتنفيذ أطر وسياسات ومعايير إدارة المشاريع بما يضمن كفاءة وفعالية دورة حياة المشروع من الفكرة حتى الإغلاق.
- الإشراف على تخطيط وتنفيذ ومتابعة جميع المشاريع ضمن المحفظة المؤسسية، وضمان التزامها بالجداول الزمنية والموازنات والجودة المتوقعة.
- قيادة عملية تطوير أنظمة المتابعة والتقييم (M&E) بما يشمل مؤشرات الأداء، جمع وتحليل البيانات، وإعداد تقارير الأداء الدورية.
2. التخطيط والمتابعة والتقييم:
- بناء وتفعيل أدوات وآليات موحدة للمتابعة والتقييم عبر جميع المشاريع لضمان توحيد المنهجيات ورفع جودة التقارير.
- إعداد تقارير التقدم للمشاريع وتقديمها للإدارة العليا والجهات المانحة بشكل دوري.
- ضمان استخدام نتائج التقييمات في تحسين التخطيط واتخاذ القرار وإدارة المخاطر.
3. تطوير مقترحات المشاريع:
- قيادة عملية إعداد وتطوير مقترحات المشاريع بالتنسيق مع الفرق الفنية والمالية، وضمان توافقها مع أولويات المانحين والأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
- تحليل فرص التمويل الجديدة والمشاركة في التواصل وبناء العلاقات مع المانحين.
- الإشراف على تطوير مذكرات المفاهيم (Concept Notes) ووثائق المشاريع الكاملة بما في ذلك الأطر المنطقية وخطط المتابعة والتقييم.
4. القيادة والتنسيق:
- الإشراف على فريق مكتب إدارة المشاريع وتوجيهه لضمان الكفاءة في الأداء وتحقيق الأهداف.
- بناء علاقات تنسيقية فعالة مع الإدارات الفنية والمالية والإدارية لتسهيل تنفيذ المشاريع بسلاسة.
- قيادة عمليات التعلم المؤسسي واستخلاص الدروس المستفادة ومشاركتها عبر المشاريع المختلفة.
5. الحوكمة وإدارة الجودة:
- ضمان الالتزام بالمعايير المؤسسية ومتطلبات المانحين في جميع مراحل تنفيذ المشاريع.
- الإشراف على تطبيق سياسات إدارة المخاطر وضمان إدارة فعالة للتغيير والتوثيق.
- قيادة جهود التحسين المستمر للعمليات والأدوات والسياسات المرتبطة بإدارة المشاريع.
المهارات والخبرات المطلوبة:
- خبرة شاملة لا تقل عن 15 سنة في إدارة المشاريع أو إدارة مكتب إدارة المشاريع (PMO) لمنظمات متوسطة إلى كبيرة الحجم.
- خبرة مثبتة في تطوير أنظمة المتابعة والتقييم (M&E) وإعداد تقارير الأداء ومؤشرات النتائج.
- خبرة في كتابة مقترحات المشاريع والتواصل مع المانحين وإدارة التمويل.
- مهارات عالية في التخطيط والتحليل وإدارة الوقت والمخاطر.
- مهارات قيادية قوية وقدرة على إدارة فرق متعددة التخصصات.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابةً.
- إلمام جيد بتطبيقات إدارة المشاريع (مثل MS Project، Asana، أو غيرها) والأنظمة المؤسسية (ERP).
المؤهلات الأكاديمية:
- درجة البكالوريوس أو الماجستير في إدارة الأعمال، إدارة المشاريع، الاقتصاد، الدراسات التنموية، أو أي تخصص ذي صلة.
- شهادة مهنية في إدارة المشاريع (مثل PMP أو Prince2 أو ما يعادلها) تعد ميزة إضافية.
