Job Title: Accounting Officer – Inventory & Invoice Control
Location: Madaba, Jordan
Reports to: Accounting / Finance Manager
Works closely with: Warehouse, Purchasing, Maintenance, Production and Finance teams
Job Purpose
The Accounting Officer will be responsible for supporting the financial and administrative control of the company’s inventory, with particular responsibility for spare parts, maintenance materials, factory consumables and other stock items.
The role will ensure that supplier invoices, purchase orders, goods receipts and inventory records are accurately recorded, matched and maintained. The successful candidate will work closely with the Warehouse, Purchasing, Maintenance and Finance teams to ensure that goods received into the factory are properly documented, stock records are accurate, and supplier invoices correspond with the items actually ordered and received.
This role requires a well-organised and detail-oriented individual with good numerical, computer and administrative skills.
Key Responsibilities
- Receive, review and process supplier invoices relating to spare parts, consumables and other factory purchases.
- Verify invoices against Purchase Orders (POs), Goods Receipt Notes (GRNs) and other supporting documentation.
- Record and process goods receipts accurately within the company’s accounting/ERP system.
- Ensure quantities, descriptions, prices and other information on invoices correspond with purchase and receiving records.
- Identify and investigate discrepancies between purchase orders, goods received and supplier invoices.
- Liaise with the Warehouse and Purchasing teams to resolve discrepancies, missing documentation or incorrect deliveries.
- Maintain accurate records of spare parts, maintenance materials, factory consumables and other inventory items.
- Assist with monitoring stock movements, including receipts, issues, returns and adjustments.
- Ensure all stock transactions are supported by appropriate documentation and correctly entered into the system.
- Assist with regular stock counts and inventory reconciliations, investigating differences between physical stock and system records.
- Maintain organised electronic and physical records of invoices, purchase orders, goods receipts and other inventory documentation.
- Support the Finance team with supplier account reconciliation and preparation of documentation for payment.
- Assist in producing regular reports relating to purchases, stock levels, stock movements and inventory discrepancies.
- Follow company procedures and internal controls relating to purchasing, inventory and invoice processing.
- Coordinate with relevant departments to improve the accuracy and efficiency of inventory and purchasing processes.
- Perform additional accounting and administrative duties as required by management.
Qualifications
Candidates should have a Diploma or Bachelor’s degree in one of the following areas:
- Management Information Systems (MIS) – نظم معلومات إدارية
- Business Administration – إدارة الأعمال
- Accounting or Finance – المحاسبة أو المالية
- Computer Science – علم الحاسوب
- Secretarial Studies / Office Administration – السكرتاريا أو الإدارة المكتبية
- Or another relevant administrative or business-related qualification
Additional qualifications are an advantage, including:
- ICDL certification
- Accounting courses or certificates
- Microsoft Excel training
- ERP/accounting software training
Skills and Abilities
- Good understanding of basic accounting and bookkeeping principles.
- Good numerical skills and ability to work accurately with invoices, quantities and prices.
- Good knowledge of Microsoft Excel, Word and general computer applications.
- Ability to learn and use ERP, inventory and accounting systems.
- Understanding of purchase orders, invoices and goods receipt processes.
- Strong attention to detail and ability to identify discrepancies.
- Good organisational and document-management skills.
- Ability to communicate effectively with Finance, Purchasing, Warehouse, Maintenance and other departments.
- Ability to prioritise tasks and work accurately under pressure.
- Good Arabic communication skills; basic working English is an advantage.
Experience
- Previous experience in accounting, invoice processing, inventory control, purchasing administration, warehouse administration or a similar role is preferred.
- Previous experience within a factory, manufacturing or industrial environment is an advantage.
- Experience using an ERP or accounting system is an advantage.
Personal Attributes
- Honest, reliable and responsible.
- Highly organised and attentive to detail.
- Comfortable working with numbers and documentation.
- Able to follow procedures and maintain accurate records.
- Proactive in identifying and resolving discrepancies.
- Able to work effectively with different departments.
- Willing to learn and develop within the Finance and Inventory functions.
الوصف الوظيفي: موظف محاسبة – مراقبة المخزون والفواتير
المسمى الوظيفي: موظف محاسبة – مراقبة المخزون والفواتير
الموقع: مادبا، الأردن
التبعية: مدير المحاسبة / المدير المالي
التنسيق مع: المستودعات، المشتريات، الصيانة، الإنتاج والمالية
الغرض من الوظيفة
يتولى موظف المحاسبة مسؤولية دعم الرقابة المالية والإدارية على مخزون الشركة، وبشكل خاص قطع الغيار، ومواد الصيانة، والمستهلكات المستخدمة في المصنع، وغيرها من المواد المخزنة.
تشمل مسؤوليات الوظيفة التأكد من تسجيل ومطابقة فواتير الموردين وأوامر الشراء وسندات استلام البضاعة وحركات المخزون بشكل صحيح ودقيق. كما يتعاون الموظف بشكل مستمر مع أقسام المستودعات والمشتريات والصيانة والمالية لضمان توثيق المواد المستلمة بشكل سليم، ودقة أرصدة المخزون، ومطابقة فواتير الموردين مع المواد التي تم طلبها واستلامها فعلياً.
تتطلب الوظيفة شخصاً منظماً ودقيقاً يتمتع بمهارات جيدة في التعامل مع الأرقام والحاسوب والأعمال الإدارية.
المسؤوليات الرئيسية
- استلام ومراجعة ومعالجة فواتير الموردين المتعلقة بقطع الغيار والمستهلكات ومشتريات المصنع الأخرى.
- مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء (PO) وسندات استلام البضاعة (GRN) والمستندات المؤيدة ذات الصلة.
- تسجيل ومعالجة استلام البضائع بشكل دقيق على نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
- التأكد من مطابقة الكميات والأصناف والأسعار والبيانات الواردة في الفواتير مع أوامر الشراء وسجلات الاستلام.
- تحديد ومتابعة أي فروقات بين أوامر الشراء والكميات المستلمة وفواتير الموردين.
- التنسيق مع قسم المستودعات وقسم المشتريات لمعالجة الفروقات أو المستندات الناقصة أو الأخطاء في التوريد.
- المحافظة على سجلات دقيقة لمخزون قطع الغيار ومواد الصيانة ومستهلكات المصنع والمواد الأخرى.
- المساعدة في متابعة حركات المخزون، بما في ذلك الاستلام والصرف والإرجاع والتسويات.
- التأكد من وجود المستندات اللازمة لجميع حركات المخزون وتسجيلها بشكل صحيح على النظام.
- المشاركة في عمليات الجرد الدوري ومطابقة المخزون والتحقق من أسباب أي فروقات بين الرصيد الفعلي والرصيد المسجل على النظام.
- حفظ وتنظيم الفواتير وأوامر الشراء وسندات الاستلام ومستندات المخزون إلكترونياً وورقياً.
- دعم قسم المالية في مطابقة حسابات الموردين وتجهيز المستندات المطلوبة لإجراءات الدفع.
- المساعدة في إعداد التقارير الدورية المتعلقة بالمشتريات وأرصدة المخزون وحركات المواد وفروقات المخزون.
- الالتزام بإجراءات الشركة وأنظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بالمشتريات والمخزون ومعالجة الفواتير.
- التنسيق مع الأقسام المعنية لتحسين دقة وكفاءة إجراءات المشتريات والمخزون.
- القيام بأي مهام محاسبية أو إدارية إضافية حسب متطلبات العمل وتوجيهات الإدارة.
المؤهلات
دبلوم أو درجة بكالوريوس في أحد التخصصات التالية:
- نظم المعلومات الإدارية
- إدارة الأعمال
- المحاسبة أو المالية
- علم الحاسوب
- السكرتاريا أو الإدارة المكتبية
- أو أي تخصص إداري أو تجاري ذي صلة
وتعتبر الشهادات والدورات التالية ميزة إضافية:
- شهادة ICDL
- دورات أو شهادات في المحاسبة
- دورات متقدمة في Microsoft Excel
- دورات في أنظمة ERP أو البرامج المحاسبية
المهارات والقدرات
- معرفة جيدة بأساسيات المحاسبة ومسك السجلات.
- قدرة جيدة على التعامل مع الأرقام والفواتير والكميات والأسعار بدقة.
- إجادة استخدام Microsoft Excel وWord وبرامج الحاسوب الأساسية.
- القدرة على تعلم واستخدام أنظمة ERP وأنظمة المحاسبة والمخزون.
- فهم جيد لإجراءات أوامر الشراء والفواتير واستلام البضائع.
- دقة عالية وملاحظة التفاصيل والقدرة على اكتشاف الفروقات والأخطاء.
- مهارات جيدة في التنظيم وحفظ وإدارة المستندات.
- القدرة على التواصل والتنسيق مع أقسام المالية والمشتريات والمستودعات والصيانة والأقسام الأخرى.
- القدرة على ترتيب الأولويات وإنجاز المهام بدقة ضمن المواعيد المطلوبة.
- إجادة اللغة العربية، وتعتبر المعرفة العملية باللغة الإنجليزية ميزة إضافية.
الخبرة
- يفضل وجود خبرة سابقة في المحاسبة أو معالجة الفواتير أو مراقبة المخزون أو إدارة المشتريات أو أعمال المستودعات أو مجال مشابه.
- تعتبر الخبرة السابقة في مصنع أو شركة صناعية أو بيئة إنتاجية ميزة إضافية.
- تعتبر الخبرة في استخدام أنظمة ERP أو البرامج المحاسبية ميزة إضافية.
السمات الشخصية
- الأمانة والموثوقية وتحمل المسؤولية.
- التنظيم العالي والاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على التعامل بدقة مع الأرقام والمستندات.
- الالتزام بالإجراءات والمحافظة على سجلات دقيقة.
- المبادرة في اكتشاف ومتابعة وحل الفروقات والأخطاء.
- القدرة على العمل والتنسيق بكفاءة مع مختلف أقسام الشركة.
- الرغبة في التعلم والتطور في مجالات المحاسبة والمخزون.
